Grundsätze ordnungsmäßiger Dokumentation GoD

Grundsätze ordnungsmäßiger Dokumentation GoD

Regelungen, die die zugriffsichere Aufzeichnung buchungspflichtiger Geschäftsvorfälle gewährleisten sollen. Dabei wird in materielle und formelle GoD unterschieden. Zu den formellen GoD gehört insbesondere der Grundsatz der Klarheit, d. h. die Buchführung ist klar und übersichtlich zu erstellen, sowie der Grundsatz der Sicherheit, d. h. die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen eindeutig erfasst und in verständlicher Art und Weise (u. a. lebende Sprache) und unveränderlicher Form (u. a. keine Bleistiftaufzeichnungen) gebucht werden. Zu den materiellen GoD zählt insbesondere, dass die Geschäftsvorfälle vollständig, lückenlos und richtig erfasst werden und zu jeder Buchung ein Buchungsbeleg in Form eines sog. Eigen- oder Fremdbelegs vorhanden ist. Die GoD gelten auch für EDV-gestützte Buchführungssysteme, sie werden in diesem Zusammenhang als Grundsätze ordnungsmäßiger Systeme (GoS) bezeichnet. Gem. § 239 IV HGB muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

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