Die ideale Zeit für Meetings - das sagen Arbeitnehmer

Hybrides Arbeiten prägt den Berufsalltag

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist zunehmend ortsunabhängig. Der Bericht von Owl Labs zeigt, dass weniger als die Hälfte der Beschäftigten Vollzeit im Büro arbeitet, der Großteil setzt auf hybride oder vollständig remote organisierte Modelle. Dieser Wandel verändert nicht nur Arbeitsprozesse, sondern auch den Umgang mit Besprechungen. Meetings finden heute häufiger online statt, mit zum Teil unterschiedlichen Voraussetzungen für Teilnehmende im Homeoffice oder im Büro. Besonders in hybriden Teams ist die Koordination anspruchsvoll, was die Anforderungen an Zeitmanagement und Struktur erhöht.  

Der Wunsch nach Zeitautonomie wächst

Flexibilität wird zur Schlüsselressource. Laut Owl Labs bevorzugen viele Mitarbeitende Modelle, in denen sie selbst entscheiden können, wann und wie sie arbeiten. Feste Arbeitszeiten verlieren an Bedeutung.

Diese Entwicklung betrifft auch die Planung von Meetings. Fixe Besprechungsslots am späten Nachmittag oder sehr frühen Morgen stoßen vermehrt auf Ablehnung, da sie mit privaten Verpflichtungen oder der individuellen Produktivitätskurve kollidieren können. Dem Report zufolge seien Besprechungen zwischen 9:30 und 15:30 ideal, um die höchste Teilnehmerzahl und Zufriedenheit bei Mitarbeitern zu erreichen.

Meetings - zu viele, zu wenig produktiv?

Der Eindruck, dass Meetings den Arbeitstag dominieren, ist weit verbreitet. Eine zentrale Erkenntnis der Studie: Die Zahl der Online-Meetings hat im Vergleich zum Vorjahr erneut zugenommen. Dabei wird kritisiert, dass viele davon ineffizient verlaufen oder ohne klaren Mehrwert stattfinden. Stattdessen wünschen sich viele Angestellte kürzere, strukturierte Meetings mit konkretem Ziel oder Alternativen, wie asynchrone Kommunikationsformen. Tools wie Slack, Microsoft Teams oder E-Mail bieten hier Lösungen, um Informationen zeitunabhängig zu teilen und Entscheidungen ohne Gruppen-Calls voranzutreiben.

Technik entscheidet über Meeting-Qualität

Ein weiterer Aspekt betrifft die technische Ausstattung. Ein Teil der Mitarbeitenden befindet sich bei einem hybriden Meeting im Büro, während andere per Videokonferenzplattformen virtuell zugeschaltet sind. Bei der Befragung gaben 74 Prozent an, häufig Audio-Probleme wie Verzerrung oder Echos zu haben. 75 Prozent gaben an, dass es häufig aufgrund von technischen Schwierigkeiten zu Zeitverlusten kommt. Probleme wie nicht übertragene Präsentationen, keine Sicht auf das Whiteboard oder die Schwierigkeit etwas zum Meeting beizutragen, wurden ebenfalls von Arbeitnehmenden in hybriden Meetings erwähnt.  Unternehmen sind daher gefordert, in eine ausgewogene technische Infrastruktur zu investieren, um gleichwertige Teilnahmebedingungen zu schaffen, unabhängig vom Arbeitsort. Nur so lassen sich Missverständnisse, Ungleichgewichte und Frustration bei der Kommunikation vermeiden.

Redaktion finanzen.net