Warum Vorbereitung lohnt

Unterlagen wie Geburtsurkunden, Mietverträge, Versicherungsverträge oder Patientenverfügungen sind oft nicht einfach neu zu beschaffen. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) warnt, dass viele Dokumente im Schadenfall gar nicht oder nur mit großem Aufwand wiederzubeschaffen sind, insbesondere bei zerstörtem Gebäudebestand. Daher rät das BBK dazu, eine Dokumentenmappe zu führen, die alle wichtigen Urkunden an einem Ort sammelt. Zudem sei es wichtig, dass allen Vertrauenspersonen der Standort dieser Mappe bekannt ist.

Ein spontaner Umzug aus dem Gebäude bei Hochwasser oder eine Evakuierung bei Brandgefahr ist oft kaum planbar. In solchen Situationen könne die Dokumentenmappe mit einem Griff mitgenommen werden und erspare somit wertvolle Zeit in der Krise.

Inhalt und Aufbewahrung der Dokumentenmappe

Das BBK unterscheidet zwischen Dokumenten, die im Original, als beglaubigte Kopie oder einfach als Kopie vorliegen sollten. In Originalform gehören Familienurkunden, sprich Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden beziehungsweise das Stammbuch. Sparbücher, Einkommensbescheinigungen, Qualifizierungsnachweise sowie sonstige Verträge, Verfügungen oder Vollmachten sind im Original respektive als beglaubigte Kopie aufzubewahren. Als einfache Kopie hingegen genügen Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Führerschein sowie Belege, Steuerbescheide und Rechnungen. Welche Dokumente in die Mappe gehören sei letztlich sehr individuell. Im Zweifel finden sich jedoch beispielhafte Dokumenttypen auf der Webseite des BBK.

Neben dem Inhalt sei auch der Ort der Aufbewahrung entscheidend. Die Dokumentenmappe sollte an einem leicht erreichbaren, aber sicheren Ort liegen. Alle Familienmitglieder oder verantwortliche Personen sollten laut BBK wissen, wo sie sich befindet. Darüber hinaus sei es empfehlenswert, Kopien dieser Dokumente bei Dritten zu hinterlegen. Geeignet seien Verwandte, Notare oder ein Bankschließfach. Auch digitale Kopien seien essenziell, um im Schadensfall zumindest einen Wiederzugriff zu ermöglichen.

Ein weiterer Punkt ist das Schutzniveau der Speicherorte: Hohe Luftfeuchtigkeit, Temperaturschwankungen oder Nähe zu Wasserleitungen können Papierdokumente auch außerhalb von Katastrophen schädigen. Die Verbraucherzentrale empfiehlt, analoge Dokumente in kühlen, trockenen und dunklen Räumen zu lagern und bei besonders wichtigen Urkunden, abschließbare, feuersichere Tresore zu nutzen.

Digitale Sicherung

Die digitale Sicherung stellt eine essenzielle Ergänzung zur Dokumentenmappe dar und betrifft vor allem Dokumente, Bilder und sonstige Dateien, die nicht einfach ersetzt werden können. Als Speichermedium eignen sich insbesondere externe Festplatten oder USB-Speichersticks, wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gegenüber n-tv betont. Wichtig sei, dass das Sicherungsmedium nach dem Backup physisch vom Rechner getrennt untergebracht wird, um Angriffe durch Schadsoftware zu vermeiden. Das Medium könnte beispielsweise in der Dokumentenmappe untergebracht werden.

Aber auch Cloud-Dienste können komplementär eingesetzt werden. Dabei sollte jedoch ein Anbieter mit möglichst starker Verschlüsselung gewählt und dessen Datenschutzregeln geprüft werden, so das BSI laut n-tv. Regelmäßige Backups und Kontrollen sind hierbei maßgeblich, um den Datenverlust im Ernstfall auf ein Minimum zu reduzieren.

Wiederbeschaffung verlorener Unterlagen

Wenn trotz besagter Vorsorge Dokumente abhandenkommen, müssen diese in der Regel bei den zuständigen Behörden neu beantragt werden. Dazu gehören etwa Bürgerämter, Standesämter oder Institutionen, die Versicherungen oder Verträge ausgestellt haben.

Digitale Kopien können dabei helfen, die Anforderungen der Behörde zu erfüllen und den Prozess zu beschleunigen. Allerdings sind manche Dokumente nur in amtlich beglaubigter Form anerkannt, sodass in vielen Fällen das Belegoriginal benötigt wird.

Redaktion finanzen.net